n8n vs Zapier vs Make: Quale Strumento di Automazione per le PMI nel 2026

TL;DR

Nel 2026 tre piattaforme dominano l'automazione per le PMI: n8n (open-source, self-hostabile, AI nativa), Make (visuale, crediti competitivi, no self-hosting) e Zapier (semplicissimo, 8.000 integrazioni, il più costoso). La scelta dipende da tre variabili: hai risorse tecniche interne? Hai esigenze GDPR stringenti sui dati? Quanto cresceranno i volumi? Questa guida risponde con numeri reali, verdetti chiari e una matrice decisionale operativa.

Perché questa guida

La tua azienda ha 10, 20, forse 50 processi manuali che consumano ore ogni settimana. Un commerciale che copia dati dal form contatti al CRM. Un'assistente che inoltra email a reparti diversi in base al contenuto. Un responsabile marketing che aggiorna tre fogli Excel dopo ogni campagna. Ogni PMI italiana ne ha. La domanda non è più se automatizzare, ma con quale strumento.

Nel 2026, tre piattaforme dominano il mercato: Zapier, il veterano con 8.000 integrazioni e l'interfaccia più semplice in circolazione; Make (ex Integromat), il compromesso visuale con un sistema a crediti competitivo; e n8n, la piattaforma open-source che permette self-hosting e personalizzazione totale.

Trasparenza: in Castaldo Solutions utilizziamo n8n come strumento principale per i progetti di automazione dei nostri clienti. Lo abbiamo scelto dopo averli testati tutti e tre su decine di implementazioni reali. In questo articolo spieghiamo perché, ma anche quando consigliamo una delle alternative. Il nostro obiettivo è aiutarti a fare la scelta giusta per la tua situazione specifica, non vendere una piattaforma.

Il confronto in sintesi

Prima di entrare nel dettaglio, ecco un quadro d'insieme rapido per orientarti.

1. Integrazione AI e LLM: il vero differenziatore del 2026

Questa è la dimensione su cui la distanza tra le tre piattaforme è più evidente, e il motivo principale per cui abbiamo scelto n8n per i nostri progetti.

n8n: AI come cittadino di prima classe

n8n ha costruito l'intera esperienza 2025–2026 attorno all'AI. I nodi dedicati per OpenAI, Anthropic Claude, Google Gemini e modelli locali via Ollama non sono wrapper superficiali: supportano tool calling, function calling, memory conversazionale e catene di agenti. Questo significa che puoi costruire un AI Agent completo — un sistema che ragiona, decide quale strumento usare, interroga il CRM, risponde al cliente e aggiorna il database — tutto all'interno di un singolo workflow n8n.

In un progetto recente per un cliente B2B, abbiamo costruito un agente di lead enrichment che riceve un nuovo lead dal form del sito, cerca il profilo LinkedIn tramite Apify, arricchisce i dati con informazioni aziendali, assegna un lead score tramite un prompt Claude, e aggiorna Salesforce in automatico. Tutto in un unico workflow n8n, con un costo operativo vicino allo zero.

Make: buona integrazione, meno profondità

Make offre moduli per OpenAI e permette connessioni con provider AI personalizzati su tutti i piani a pagamento dal novembre 2025. Il sistema funziona bene per casi d'uso standard come la generazione di testo, la classificazione di email o l'estrazione di dati da documenti. Dove perde terreno rispetto a n8n è nella costruzione di agenti autonomi e nell'integrazione con modelli locali: se vuoi far girare un LLM sulla tua infrastruttura per ragioni di privacy, Make non è la piattaforma giusta.

Zapier: AI come feature, non come architettura

Zapier ha investito molto nell'AI Copilot, che aiuta a creare Zap con il linguaggio naturale, e in Zapier MCP per connettere strumenti AI. Ma l'integrazione AI nei workflow resta superficiale rispetto a n8n. Non puoi costruire un AI Agent che decide autonomamente quale step eseguire. Per le PMI che vogliono semplicemente aggiungere un passaggio di generazione testo o classificazione a un workflow lineare, Zapier funziona. Per chi vuole costruire automazioni intelligenti e adattive, no.

Verdetto AI: n8n vince nettamente. Se l'AI è al centro della tua strategia di automazione, è la scelta obbligata.

2. Self-hosting e GDPR: dove vivono i tuoi dati

Per una PMI italiana, la questione GDPR non è accademica. Dal 2024, le autorità garanti europee hanno intensificato i controlli sul trasferimento dati extra-UE. Se i tuoi workflow di automazione processano dati personali di clienti — e nella maggior parte dei casi lo fanno — sapere dove risiedono quei dati è fondamentale.

n8n è l'unico dei tre che offre una Community Edition completamente self-hostabile. Puoi installarlo su un VPS europeo (Hetzner, OVH, Aruba) e avere la certezza che nessun dato transita fuori dall'UE. Il codice sorgente è ispezionabile. I workflow restano sulla tua infrastruttura. Per le PMI che trattano dati sensibili — studi professionali, aziende sanitarie, chi lavora con la pubblica amministrazione — questo non è un nice-to-have: è un requisito.

Make ha server in EU e USA con certificazione SOC 2 Type II, una buona postura di sicurezza per un servizio cloud. Zapier ha una postura simile, ma con una presenza server più sbilanciata verso gli USA. Entrambi richiedono fiducia nel provider per la compliance GDPR: i dati dei tuoi clienti passano attraverso la loro infrastruttura, con le relative implicazioni legali.

Verdetto GDPR: n8n self-hosted è l'unica opzione che garantisce pieno controllo. Per chi non ha competenze DevOps interne, n8n Cloud o Make offrono buoni compromessi.

3. Costo reale su 12 mesi: i numeri che contano

Ecco dove la differenza diventa tangibile. Prendiamo come riferimento una PMI con 10.000 esecuzioni mensili: uno scenario realistico per un'azienda che automatizza CRM, email marketing, gestione lead e qualche processo interno.

Il calcolo critico: Zapier conta ogni singolo step come un task. Un workflow con 5 passaggi (trigger, filtro, ricerca, aggiornamento CRM, notifica Slack) che gira una volta consuma 5 task. Quindi 10.000 esecuzioni di workflow a 5 step significano 50.000 task Zapier. Make conta ogni modulo come un credito — logica simile ma prezzi base molto più bassi. n8n conta l'intera esecuzione del workflow come una singola unità, indipendentemente dal numero di step. Questo cambia radicalmente l'economia.

Verdetto costi: n8n self-hosted è il più economico in assoluto, ma richiede competenze tecniche. Make offre il miglior rapporto qualità-prezzo per chi vuole un servizio gestito. Zapier è il più costoso e lo diventa esponenzialmente con la crescita dei volumi.

4. Curva di apprendimento: chi lo usa davvero?

Su questo punto bisogna essere onesti. Se stai cercando lo strumento che un impiegato amministrativo può iniziare a usare domani mattina senza formazione, la risposta è Zapier. Il suo editor è talmente intuitivo che una persona con zero competenze tecniche riesce a creare un'automazione funzionante in 5 minuti. Per le PMI dove l'automazione è gestita direttamente dai reparti operativi senza supporto IT, questo conta.

Make richiede un po' più di pratica. L'editor visuale è potente ma i concetti di router, iteratore e aggregatore non sono immediati. Serve qualche ora di formazione per diventare produttivi. In cambio, si ottiene molta più flessibilità nella gestione di flussi complessi.

n8n richiede il livello di competenza tecnica più alto. Per il self-hosting servono familiarità con Docker, gestione VPS e backup. Per la costruzione dei workflow, comfort con JSON, API REST e concetti di programmazione di base. Non è necessario saper programmare, ma aiuta. Il cloud hosting di n8n riduce la barriera tecnica dell'infrastruttura, ma l'editor resta più tecnico di Zapier.

Nella nostra esperienza, la curva di apprendimento di n8n si ammortizza rapidamente: dopo 2 o 3 giorni di formazione, un team tecnico interno diventa autonomo. E la potenza che si ottiene in cambio di quell'investimento iniziale ripaga ampiamente.

Verdetto learning curve: Zapier per chi non ha tempo né competenze tecniche. Make per chi vuole un buon compromesso. n8n per chi ha almeno una risorsa tecnica nel team e punta sul lungo periodo.

5. Alternative emergenti da tenere d'occhio

Il mercato dell'automazione si sta muovendo rapidamente. Oltre ai tre protagonisti, vale la pena menzionare alcune piattaforme emergenti che stanno guadagnando terreno.

Activepieces è una piattaforma open-source con un approccio molto simile a n8n, ma con un'interfaccia più vicina a quella di Make. Offre un piano gratuito cloud con task illimitati (su workflow limitati) e il self-hosting completo. È ancora giovane come ecosistema, ma la crescita è rapida e la community è attiva. Per le PMI che trovano n8n troppo tecnico ma vogliono restare open-source, è un'alternativa interessante da esplorare.

Automatisch è un altro progetto open-source, più minimale, pensato per automazioni semplici con un'interfaccia pulita. Buono per chi ha bisogno di poche automazioni lineari e non vuole pagare Zapier, ma limitato per workflow complessi.

Windmill è una piattaforma open-source orientata ai developer, con supporto nativo per script in Python, TypeScript, Go e SQL. Più adatta a team di sviluppo che a PMI generaliste, ma estremamente potente per chi ha le competenze per sfruttarla.

Il nostro consiglio: se stai valutando n8n, guarda anche Activepieces. Se stai valutando Zapier, guarda anche Make. Il mercato è abbastanza maturo da offrire alternative valide a ogni livello di complessità.

Quale scegliere? La matrice decisionale

Dopo aver visto ogni dimensione nel dettaglio, ecco la sintesi operativa.

Il punto non è lo strumento, è la strategia

La scelta tra n8n, Make e Zapier è importante, ma è solo il secondo passo. Il primo è capire quali processi automatizzare, in quale ordine, e con quale impatto atteso sul business. Abbiamo visto PMI spendere mesi a configurare automazioni che nessuno usa, esattamente come con i CRM.

L'errore più comune è partire dallo strumento. L'approccio corretto è partire dal processo, misurarne il costo attuale (in ore, errori, opportunità perse), e solo dopo scegliere la tecnologia che lo ottimizza al meglio.

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Domande Frequenti

n8n è davvero gratuito? La Community Edition di n8n è gratuita e open-source, con esecuzioni e workflow illimitati. Il costo reale è l'infrastruttura su cui lo installi: un VPS adeguato costa tra 20 e 40 euro al mese su provider europei come Hetzner o OVH. Serve anche competenza tecnica per l'installazione e la manutenzione. Se preferisci evitare la gestione dell'infrastruttura, i piani cloud partono da 24 euro al mese per 2.500 esecuzioni.

Qual è lo strumento di automazione più economico per una PMI? Per volumi bassi (meno di 1.000 esecuzioni al mese), Make è il più conveniente con il piano Core a circa 10 euro al mese. Per volumi medi e alti, n8n self-hosted diventa rapidamente il più economico perché il costo non cresce con le esecuzioni ma resta ancorato all'infrastruttura. Zapier è il più costoso a qualsiasi livello di volume a causa del sistema di conteggio per task.

Serve un programmatore per usare n8n? Non serve saper programmare, ma serve una mentalità tecnica: comfort con JSON, comprensione di base delle API REST, e per il self-hosting familiarità con Docker e gestione server. Un profilo da power user IT o un junior developer è più che sufficiente. Il cloud hosting di n8n riduce la barriera eliminando la gestione dell'infrastruttura.

Posso migrare da Zapier a n8n senza perdere i miei workflow? Non esiste una migrazione automatica uno-a-uno, ma la logica dei workflow si trasferisce facilmente. La maggior parte dei nostri clienti ricostruisce i workflow in n8n in 1 o 2 giornate, ottenendo in cambio workflow più potenti e costi operativi drasticamente inferiori. La migrazione è anche un'occasione per ripensare e ottimizzare le automazioni esistenti.

n8n, Make o Zapier per l'AI Act compliance? Se i tuoi workflow processano dati personali, il self-hosting di n8n offre il massimo controllo sulla residenza dei dati e sulla compliance GDPR e AI Act. I dati non lasciano mai la tua infrastruttura. Make e Zapier sono servizi cloud con buone certificazioni di sicurezza, ma i dati transitano sui loro server, il che richiede una valutazione d'impatto sul trasferimento dati in base alla tipologia di informazioni trattate.

Ultima revisione: febbraio 2026 — Gaetano Castaldo, TOGAF® 9 Certified, Salesforce Architect, Fondatore Castaldo Solutions