Automazioni per l'amministrazione

L'amministrazione che smette di dimenticare

Fatture elettroniche, rimborso chilometrico, documenti del mese per il commercialista e un guardiano che ti avvisa se qualcosa si ferma. Sono le automazioni del nostro back office, gratis nella galleria ufficiale di n8n: le installi da solo, oppure te le configuriamo noi.

Te le configuriamo noi sui tuoi strumenti Guarda cosa fanno

Gaetano Castaldo è creator verificato n8n Vedi il profilo (si apre in una nuova scheda)

Perché esistono

Non fanno risparmiare tempo. Fanno smettere di dimenticare.

Registrare una fattura, segnare un viaggio, mettere un estratto conto nella cartella giusta: sono minuti. Il guaio è che quei minuti sono sparsi nei giorni, e con più fornitori i documenti arrivano da più parti, fra posta, PEC e dispositivi diversi. Così qualcosa sfugge.

Mentre le costruiva, per Gaetano “la cosa che mi preoccupava” era poter osservare le esecuzioni ed essere avvisato degli errori. Per questo la quarta automazione è un guardiano: le automazioni e i programmi collegati gli mandano i loro errori e un segnale periodico, e lui ti avvisa quando qualcosa si ferma.

E il commercialista? Ha visto aumentare il flusso dei documenti e la loro precisione, e ha fatto i complimenti a Gaetano.

Come sono nate: leggi l'articolo

“Prima c'erano almeno 2-3 fatture al mese che io dimenticavo completamente, quindi non andavano in prima nota. Invece con queste automazioni nulla è più lasciato al caso.”

Gaetano Castaldo, fondatore di Castaldo Solutions

“Adesso io non mi occupo più di leggerli, è l'automatismo, e il guardiano ci pensa quando l'automatismo fallisce.”

Gaetano Castaldo, fondatore di Castaldo Solutions

Le quattro automazioni

Cosa cambia nella tua amministrazione

Ognuna fa un lavoro solo e lo controlla prima di consegnarlo. Quello che è per il commercialista resta una bozza in Gmail: la rileggi e la mandi tu.

Fatture elettroniche ricevute su Aruba

Ogni fattura ricevuta arriva nel riepilogo del commercialista

  • Legge ogni avviso di fattura che Aruba manda alla tua casella, di solito la PEC, e la annota in una sua tabella.
  • Ti avvisa subito se la stessa fattura arriva due volte, se un importo è molto sopra la media di quel fornitore o se il fornitore non l'hai mai visto.
  • Per ogni fornitore nuovo l'AI sceglie la categoria di spesa dal tuo elenco, una volta sola: se la correggi, i riepiloghi seguono la tua scelta.
  • Il primo del mese trovi pronta la bozza per il commercialista, con l'Excel del mese prima: totali per categoria, cosa controllare, fornitori nuovi.
Scheda nella galleria n8n (si apre in una nuova scheda)
Rimborso chilometrico

Il rimborso km si prepara dal calendario

  • Segni i viaggi in un calendario Google. L'AI capisce anche quelli scritti a parole, come “Visita cliente a Bergamo”, e non si inventa mai una partenza.
  • I chilometri li calcola OpenStreetMap sul percorso in auto, gratis e senza chiavi da chiedere.
  • Tre controlli prima di tutto: chilometri scritti lontani dal percorso vero, lo stesso viaggio segnato due volte nello stesso giorno, troppi chilometri in un giorno.
  • Il primo del mese escono l'Excel con il totale e la bozza per il commercialista. Per un mese già rimborsato non esce mai una seconda bozza.
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Chiusura del mese

Il commercialista trova i documenti del mese in ordine, e tu sai cosa manca

  • Ogni mattina copia il tuo archivio Dropbox nella cartella Google Drive che condividi con il commercialista. Aggiunge e basta: niente viene sovrascritto o cancellato.
  • L'AI legge ogni documento una volta sola e riconosce cos'è, a quale mese si riferisce e chi l'ha emesso.
  • I controlli segnalano il documento del mese sbagliato, il file salvato due volte, il file vuoto e il PDF rovinato.
  • Il 5 del mese ti scrive cosa manca, e il 12 di nuovo se resta qualcosa di aperto. Quando il mese è completo, prepara la bozza per il commercialista con il link alla cartella e l'indice dei documenti.
Scheda nella galleria n8n (si apre in una nuova scheda)
Il guardiano

Ti accorgi subito se un'automazione si ferma

  • Sorveglia le automazioni e i programmi che gli mandano un segnale: se uno va in errore ti avvisa, subito se è urgente; se resta in silenzio troppo a lungo te lo dice la mattina, e quando riparte ti scrive che è tornato.
  • L'AI spiega in parole semplici la causa probabile e la prima cosa da controllare.
  • Lo stesso errore non ti arriva a raffica: se continua a ripetersi, ricevi un solo avviso in più.
  • Password e chiavi vengono oscurate prima di ogni mail e prima di arrivare all'AI. In più, un riepilogo ogni giorno o una volta a settimana.
Scheda nella galleria n8n (si apre in una nuova scheda)

Due strade, scegli tu

Gratis

Le installi da solo, anche senza conoscere n8n

Ogni automazione è nella galleria ufficiale di n8n, pubblicata dopo la revisione del suo team. Dentro trovi le istruzioni per metterla in piedi passo per passo:

Una nota gialla con tutta la descrizione

A cosa serve, cosa ti serve e come si prepara, in un posto solo.

Una nota per ogni passo

Accanto ai blocchi che descrive, così sai sempre cosa stai guardando.

Un solo blocco con le impostazioni

Si chiama Settings: ci scrivi la tua email, quella del commercialista e le tue cartelle. La chiusura del mese chiede anche l'elenco dei documenti attesi, il guardiano quello dei programmi da sorvegliare.

Un avviso se si ferma

Se un'automazione si blocca ti arriva una mail. E le tabelle in cui tiene i suoi registri si creano con un clic o al primo avvio.

Apri la scheda nella galleria, importi l'automazione nel tuo n8n e segui le note. Ti servono un'installazione di n8n e gli account che trovi elencati nei dettagli tecnici, qui sotto.

Le note sono in inglese, come chiede la galleria di n8n. Mail ed Excel sono in italiano, come se li aspetta il commercialista.

Vai ai dettagli tecnici Tutti i suoi template nella galleria (si apre in una nuova scheda)

Gaetano Castaldo è creator verificato n8n: è lo status che n8n assegna dopo tre template approvati dal suo team.

Per chi non vuole perderci tempo

Te le configuriamo noi

Le colleghiamo noi alla tua posta, al tuo archivio e al tuo calendario. Il costo si concorda dopo aver visto i tuoi strumenti.

Te le configuriamo noi

Per chi le installa

I dettagli tecnici

Per te o per chi ti segue l'informatica. Ogni automazione richiede una versione di n8n con le tabelle dati (data tables).

Fatture elettroniche Aruba (si apre in una nuova scheda)

Cosa serve: La casella che riceve gli avvisi di Aruba via IMAP (per la PEC Aruba: imaps.pec.aruba.it, porta 993, SSL), OpenAI, Dropbox, Gmail.

Dropbox si può sostituire con Google Drive o OneDrive, OpenAI con un altro modello.

Rimborso chilometrico (si apre in una nuova scheda)

Cosa serve: Un calendario Google dedicato ai viaggi (OAuth2), OpenAI, Dropbox, Gmail.

OpenStreetMap (Nominatim e OSRM) non chiede chiavi, nei limiti delle sue regole d'uso. La tariffa al chilometro la scegli tu: in Italia, quella della tabella ACI per la tua auto.

Chiusura del mese (si apre in una nuova scheda)

Cosa serve: Dropbox, Google Drive, Gmail, OpenAI.

Senza AI il controllo si fa sul nome dei file. Una modalità di prova lo fa girare su un mese passato senza bozze né copie.

Il guardiano (si apre in una nuova scheda)

Cosa serve: Gmail e, se vuoi le spiegazioni dell'AI, OpenAI.

Ogni applicazione manda errori e un segnale periodico a un unico webhook, con il suo token: basta un cron con curl.

Le chiavi d'accesso

Stanno nelle credenziali di n8n, che le conserva cifrate, e non dentro i flussi: i template pubblicati non ne contengono nessuna. Le nostre le teniamo anche in un vault cifrato, e lo consigliamo a ogni azienda.

In più, ma non è amministrazione

Il pre-assessment AI per PMI

Un modulo di 14 domande, circa cinque minuti, che dà un punteggio in cinque aree e un report scritto dall'AI. Prima di partire il report viene controllato: niente cifre che chi risponde non ha dato, niente parole da promessa. Serve a consulenti e agenzie che vogliono offrirlo ai propri clienti, e a chi vuole una fotografia onesta di dove si trova.

Scheda nella galleria n8n (si apre in una nuova scheda)

Domande frequenti

Sì. Ogni automazione ha una nota gialla con la descrizione completa, una nota per ogni passo e un solo blocco Settings in cui scrivi le tue impostazioni: la tua email, quella del commercialista, le cartelle. La chiusura del mese e il guardiano chiedono un passo in più: l'elenco dei documenti attesi e quello dei programmi da sorvegliare. Le note sono in inglese, come chiede la galleria di n8n. Ti servono un'installazione di n8n con le tabelle dati e gli account indicati in ogni scheda. Se preferisci non perderci tempo, te le configuriamo noi.
n8n, più gli account che ogni automazione usa. Per le fatture: la casella che riceve gli avvisi di Aruba, OpenAI, Dropbox e Gmail. Per il rimborso chilometrico: Google Calendar, OpenAI, Dropbox e Gmail. Per la chiusura del mese: Dropbox, Google Drive, Gmail e OpenAI. Per il guardiano: Gmail e, se vuoi le spiegazioni dell'AI, OpenAI. I chilometri li calcola OpenStreetMap, che non chiede chiavi.
Sul tuo n8n e sui tuoi account: i documenti restano nel tuo Dropbox, nel tuo Drive e nella tua posta, i registri in tabelle del tuo n8n. Le chiavi stanno nelle credenziali di n8n, che le conserva cifrate, e i template pubblicati non ne contengono nessuna. All'AI arriva solo quello che serve a decidere: il nome di un fornitore nuovo con il tipo e il totale della fattura, un viaggio scritto a parole, il testo delle prime pagine di un documento, un errore con password e chiavi già oscurate.
Se un'automazione va in errore, ti manda una mail. Per accorgerti anche di quelle che restano in silenzio c'è il guardiano: le automazioni e i programmi collegati gli mandano un segnale periodico, e se uno tace oltre la soglia che hai scelto la mattina te lo dice, e quando riparte ti avvisa.
No. Quello che è per il commercialista resta una bozza in Gmail, con l'Excel o l'indice dei documenti: la rileggi e la mandi tu. Gli avvisi e i riepiloghi arrivano a te.
Le automazioni sono gratis: le scarichi dalla galleria di n8n e a noi non paghi niente. Restano i costi degli strumenti che usano, se ne hanno: OpenAI, per esempio, si paga a consumo. Se vuoi che te le configuriamo noi, il costo si concorda dopo aver visto i tuoi strumenti: scrivici dal modulo in fondo alla pagina.

Te le configuriamo noi sui tuoi strumenti

Dicci quali automazioni ti interessano e cosa usi oggi per posta, archivio e calendario: ti ricontattiamo per capire come configurarle.

Risposta garantita entro 24 ore lavorative